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Imaginer le bureau de demain à l’aide d’une approche participative

3 août 2021
Par François Cantin, M. Sc. Arch.*

Section du Québec du CBDCa CHRONIQUE DU CONSEIL DU BÂTIMENT
DURABLE DU CANADA - QUÉBEC

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La pandémie à laquelle nous sommes confrontés nous a forcés à revoir la manière dont nous interagissons avec nos milieux de vie et, tout particulièrement, nos environnements de travail.

En quelques mois seulement, l’implantation massive et définitive du télétravail[1] ainsi que l’adoption d’une multitude de nouveaux outils technologiques par les organisations ont conduit à une évolution sans précédent du monde du travail. Conséquences de cette nouvelle réalité, les équipes responsables de la planification et de la conception d’environnements de travail doivent faire face à des questionnements inédits en plus de devoir gérer des projets d’une complexité grandissante.

Souvent perçue comme un simple exercice d’aménagement intérieur, la refonte d’un environnement de travail touche désormais les principales sphères d’une organisation. Un vaste chantier où les processus de travail, les modes de gestion, les outils technologiques, la gestion documentaire et les typologies d’espaces ainsi que les mobiliers mis à la disposition des travailleurs doivent être réfléchis de concert.

Analyser afin de se réinventer

Pour assurer le confort et la satisfaction des occupants, l’équipe responsable de la planification du milieu de travail doit mener une réflexion approfondie sur la finalité attendue des actions posées et des services rendus par une organisation et, plus spécifiquement, par les différentes unités administratives qui la composent. Ainsi, avant même de déterminer les stratégies d’aménagement à préconiser, une analyse fonctionnelle complète et objective des besoins du personnel s’impose. Lorsque bien menée, cette analyse permettra d’éviter le statu quo et d’esquiver les idées préconçues qui pourraient priver le projet d’aménagement d’améliorations significatives.

Impliquer les occupants

Évidemment, tout un monde sépare les projets faits pour et ceux faits avec les gens concernés. C’est pour cette raison que les projets misent de plus en plus sur une implication soutenue des futurs occupants, qui sont ainsi invités à prendre part aux activités de planification et de programmation. À l’aide entre autres de sondages, de questionnaires et d’entretiens semi-dirigés, les utilisateurs finaux sont mis à contribution afin d’assembler une base de données qui aidera à mieux comprendre leur réalité professionnelle, leur emploi du temps, leurs attentes et leurs besoins fonctionnels. Ajoutons que ces outils favorisent aussi une saine gestion du changement en maximisant le sentiment d'appartenance au projet.

Gérer la complexité en équipe

Une fois les informations recueillies, l’analyse et l’interprétation qui s’ensuivent requièrent une équipe à la fois aguerrie et pluridisciplinaire possédant une expertise dans les domaines connexes de la gestion du changement, de la psychologie organisationnelle, des communications, des technologies de l’information et de la conception d’espace (architecture, ingénierie et mobiliers). La capacité de cette équipe à synthétiser une quantité importante de données est cruciale en ce sens qu’elle permettra de déterminer les aménagements à prévoir pour soutenir l’organisation, et ce, pour plusieurs années à venir.

Partager ses expériences

En terminant, rappelons que le défi auquel les équipes sont actuellement confrontées est important, car elles travaillent sur des projets pour ainsi dire sans précédent. Malgré toute la profondeur qu’il est possible de donner à une analyse fonctionnelle, il n’en demeure pas moins que certaines hypothèses doivent être posées afin d’anticiper le retour au bureau post-pandémique, caractérisé par le travail hybride (travail partagé entre des séances en présentiel au bureau et d’autres en télétravail) dont les conséquences sur l’utilisation de l’espace en milieu de travail sont encore relativement peu connues.

Dans une optique d’amélioration continue, il est espéré que les pionniers en aménagement démontrent un intérêt à communiquer les principaux constats faits à la suite de la livraison des projets d’aménagement. Ce partage d’expérience, qu’elle soit positive ou négative, contribuera à une amélioration collective des pratiques qui ne pourra qu’être salutaire à l’échelle de la société.


1. La politique-cadre en matière de télétravail pour le personnel de la fonction publique récemment annoncée par le Secrétariat du Conseil du trésor vient confirmer que le télétravail est là pour de bon au Québec.

*L’auteur est directeur avant-garde et chargé de projet chez Coarchitecture, spécialiste des stratégies d’occupation et du confort de l’occupant au sein des environnements de travail, formateur pour le Centre de formation en développement durable de l’Université Laval (CFDD) et pour Infopresse, ainsi que bénévole pour le Conseil du bâtiment durable du Canada - Québec (CBDCa-Qc).